Respuesta corta: cuando un inventario no cuadra, el error casi nunca nace en el almacén. Nace en el proceso que mueve o transforma el producto sin dejar registro. Por eso comprar “un módulo de inventarios” rara vez lo resuelve.
El síntoma
“Mi inventario no cuadra.” Se ve como conteos físicos que no coinciden con el sistema, productos que “aparecen” o “desaparecen” y compras de más o faltantes de lo que sí se vende.
La causa raíz
Un ejemplo que vemos en diagnósticos de retail con micro-manufactura: el negocio mezcla productos al momento de la venta. El punto de venta registra la venta del producto terminado, pero no descuenta la base ni el colorante con los que se preparó. El inventario de insumos nunca baja en el sistema, aunque sí baja en el estante.
No es un problema de punto de venta. Es un proceso de manufactura que ocurre dentro del punto de venta y que el sistema no conoce.
Otras causas que suelen aparecer detrás del mismo síntoma:
- Traspasos entre sucursales o almacenes sin un documento que los respalde.
- Recepciones de mercancía que no se validan contra la orden de compra.
- Unidades de medida distintas entre compras, almacén y ventas.
Cómo se resuelve
- Mapear el flujo físico del producto, desde que entra hasta que sale.
- Identificar dónde se pierde el registro: el paso que ocurre sin dejar huella en el sistema.
- Rediseñar el proceso para que cada movimiento tenga un responsable y un documento.
- Configurar el ERP para que el registro ocurra solo. Según el caso, con listas de materiales (BOM) y la configuración adecuada del punto de venta o, si el proceso lo exige, con un desarrollo a la medida.
Tres preguntas para empezar tu propio diagnóstico
- ¿Hay algún producto que se transforme, se mezcle o se arme antes de venderse?
- ¿Cada traspaso o recepción deja un documento en el sistema?
- ¿Compras, almacén y ventas usan las mismas unidades de medida?
Diagnosticamos antes de implementar software, y trabajamos por fases, con una primera fase con alcance y entregables definidos.
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